Cara Penulisan Nomor Surat Yang Benar

Penulisan nomor surat merupakan salah satu hal penting yang harus diperhatikan dalam tata cara penulisan surat resmi. Nomor surat yang ditulis dengan benar dapat memudahkan proses administrasi dan pengarsipan surat. Berikut adalah beberapa tips dan cara penulisan nomor surat yang benar.

Cara Penulisan Nomor Surat

Nomor surat terdiri dari beberapa bagian, yaitu kode instansi, nomor urut surat, bulan dan tahun pembuatan surat. Berikut adalah cara penulisan nomor surat yang benar:

1. Kode instansi

Kode instansi merupakan kode yang diberikan kepada setiap instansi atau lembaga pemerintah. Kode ini dapat berupa huruf atau angka. Contoh: B/001/SEK/XI/2021.

2. Nomor urut surat

Nomor urut surat diberikan sesuai dengan urutan pembuatan surat. Nomor urut surat dapat berupa angka atau kombinasi huruf dan angka. Contoh: B/001/SEK/XI/2021.

3. Bulan dan tahun pembuatan surat

Bulan dan tahun pembuatan surat ditulis dengan format angka atau huruf. Contoh: B/001/SEK/XI/2021.

Jadi, contoh penulisan nomor surat yang benar adalah B/001/SEK/XI/2021.

Yang sering ditanyakan

• Bagaimana jika nomor urut surat sudah mencapai angka ribuan?

Jika nomor urut surat sudah mencapai angka ribuan, maka dapat ditambahkan digit angka atau huruf pada bagian nomor urut surat. Contoh: B/1001/SEK/XI/2021.

• Apakah kode instansi dapat berubah?

Ya, kode instansi dapat berubah jika terjadi perubahan pada struktur atau nama instansi tersebut.

• Bagaimana cara menulis nomor surat pada amplop?

Nomor surat dapat ditulis pada bagian sudut kiri atas amplop dengan jelas dan terbaca.

• Apakah nomor surat dapat digunakan kembali?

Tidak, nomor surat tidak dapat digunakan kembali untuk surat yang berbeda. Setiap surat harus memiliki nomor surat yang berbeda.

• Bagaimana jika terdapat kesalahan penulisan nomor surat?

Jika terdapat kesalahan penulisan nomor surat, maka dapat dilakukan pembuatan surat baru dengan nomor surat yang benar.

• Apakah nomor surat harus dicantumkan pada setiap surat?

Ya, nomor surat harus dicantumkan pada setiap surat resmi yang dikeluarkan.

• Apakah nomor surat harus ditulis dengan tangan?

Tidak, nomor surat dapat ditulis dengan menggunakan komputer atau mesin tik.

• Bagaimana jika surat tidak memiliki nomor surat?

Surat yang tidak memiliki nomor surat dianggap tidak sah dan tidak dapat diproses.

Pros

Penulisan nomor surat yang benar dapat memudahkan proses administrasi dan pengarsipan surat. Dengan nomor surat yang jelas dan terbaca, surat dapat dengan mudah ditemukan saat dibutuhkan.

Tips

Untuk memudahkan penulisan nomor surat, dapat dibuat format standar penulisan nomor surat yang digunakan secara konsisten oleh seluruh instansi atau lembaga pemerintah.

Kesimpulan dari cara penulisan nomor surat

Penulisan nomor surat yang benar sangat penting dalam tata cara penulisan surat resmi. Nomor surat yang jelas dan terbaca dapat memudahkan proses administrasi dan pengarsipan surat. Dalam penulisan nomor surat, harus memperhatikan kode instansi, nomor urut surat, bulan, dan tahun pembuatan surat.